トレノケートでは2020年2月より、テレワーク（主に在宅勤務）を行っています。
この記事では、私の所属するマーケティング部門でのテレワークの現状と、上手くいった要因についてご紹介します。会社それぞれの環境や業務の特徴によって異なる点はありますが、テレワークのやり方に悩む方やこれから導入を考えている方の参考になると嬉しいです。

テレワーク開始と現在までの経緯

トレノケートでは2月より徐々に在宅勤務が始まりました。4月には必要最低限の出社とすることが決定し、マーケティング部では全員がフルリモートになりました。
以来、緊急事態宣言が空けた後も会社としては在宅勤務の推奨を継続しており、マーケティング部も必要のない限り出社せずに業務をしています。
私自身も月に１～2回出社するかどうか、という生活をしており、同じ部署のメンバーの中にも、3月以来会っていない人が数名います。優に半年以上になりますね。

業務について、特に2月末～6月はテレワークながら普段以上に慌ただしく仕事をしていました。研修の提供形態が教室メインからオンラインへと爆速で移行していく状況であったため、Webを始めとしたお客様への案内や集客などを同時並行で行わなければならなかったためです。
夏以降は落ち着き、例年に近い業務内容に戻っています。

そんな状況での業務は……

……想像以上に問題が起きず、かつ成果もあげられるものとなりました。

自分たちでもちょっとびっくりしています。もう少しトラブルがあると思っていたので…。
こんなにスムーズだったその要因はなんだったのか、分析してみます。

在宅勤務が上手く行っている要因

非対面でも仕事が進められる業務であったことが大きいですが、環境やメンバーの工夫も非常に重要でした。
以下が主な要因です。

 業務の特徴

• マーケティング部の業務は、主にWeb、Blog、メルマガ、チラシやカタログ、イベントやセミナーの企画～制作です。一部の活動を除いては、基本的に電子上でのコミュニケーションやデータ編集で業務が可能である、という特徴がありました。
  •  無料セミナーやチラシに関しても、現在はオンライン化が完了しているため、ほとんどの業務がリモートでも問題なく行えます。
  • 個人情報を扱うものや、外部からのアクセスでは生産性が落ちてしまう業務に関しては、都度出社をしています。

オンライン対応を可能にする環境や工夫

• チャットツール、タスク管理、経費精算、勤怠管理など、業務の大半をオンラインで対応できる社内環境がありました。
  • 例) Microsoft Teams：日々の連絡や細かい確認事項、予定の共有などコミュニケーションのベースは基本的にTeamsとなっています。
• 紙業務をオンライン化する工夫
  • 昨年までは紙で行っていたカタログの校正作業を、PDFの注釈機能を使うことで電子化しました。
  • Webの修正点の指示は、drow.ioやPPTで行います。

部内の雰囲気・メンバーの姿勢

• マーケティング部メンバーは殆ど東京勤務ですが、大阪勤務のメンバーもいるため、以前から対面でなくても会議や意思疎通ができる土壌がありました。

• メンバーも新しいやり方に対して抵抗感を持つタイプではなく、むしろ積極的にアイディアを出す姿勢であったことは非常に助かりました。

こまめな連絡をお互いこころがける

テレワークでは、偶発的な会話がほぼ皆無です。ですので、ちょっとした情報交換や日常の会話を行える場を用意したり、意識して会話を投げかけるようにしたりなどの工夫が必要です。

• 雑談用のチャネルを作る
  • 地味に重要なのは、Teams内に雑談用のチャネルを設けることです。全社用の雑談チャネルとは別に、チーム内という近いメンバーのみの雑談もあった方が、より気軽に近況や日々のつぶやきなどを投稿できます。
  • また、仕事関係ではあるが特定業務に関わるわけではなく、かつそんなに緊急でもないふとした疑問やアイディアも、このチャネルに投稿されます。
• 通話も積極的に活用
  •  文字だけだと伝わりにくい内容もよくあります。その場合は、表現方法で悩むよりも通話してしまった方が早いです。Teamsは通話機能もあるので、チャットの延長で音声通話に切り替えられる手軽さが助かりました。

マーケティング部門のチャネルはこんな感じです

テレワーク中の実際の成果

主観で問題なかったと言うのは簡単ですが、では実際の成果としてはどうだったのか？が最も大事なことです。
そこで、部門の役割と関係の深い２つの指標、(1)Webのアクセス数 と (2) 無料セミナーに参加した新規ユーザー数 を前年比で比較してみます。
結論としては、どちらも前年を上回っていました。
＊以下のデータは、月別はやや上下があるので、分かりやすいように四半期ごとにまとめています。

トレノケートのWeb・ブログのアクセス

さすがにコロナ前よりも勢いは落ちていますが、前年比としては＋20%ほどをキープしています。特にブログへのアクセスが大きく貢献していました。

セミナーからの新規コンタクト

２～３月は無料セミナーを中止したため、前年より下がっていますが、オンライン開催に切り替えた4月以降はむしろ2019年よりも多くの新規ユーザーの方にご参加いただけました。テーマとしては以前からと同じスキルアップに関するものに加えて、オンラインでの研修やコミュニケーションに関するセミナーも4月以降増やしています。

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まとめ

マーケティング部は3月以降ほとんど出社することなく半年以上業務を行い、活動の成果も前年を上回るものとなりました。
業務の特徴とITツールの活用がうまく噛み合ったこと、また在宅でもコミュニケーションを保ち効率を落とさないための小さな工夫の積み重ねが功を奏したと考えられます。

最後にこの場を借りて、環境を整備してくれた管理部門のみなさんや、思い切ってテレワークに舵を切ってくれた経営陣のみなさんに感謝をお伝えしたいです。

いつもありがとうございます！！

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