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時間管理~仕事が山積み。どうする?~

仕事が山積み どうする?

「やらなければならない仕事がたくさんあって、どうしたら良いかがわからない」

「やっても、やっても仕事が終わらない」

このような状況になったことがある方は多いと思います。

いくつもの業務、多くの関係者、さまざまな業務プロセス、そして予期せぬトラブルの発生といった形で、より状況は複雑になります。また、メール、チャット、電話、声かけといった形で中断され、計画通りに物事が思うように進みません。

もう、そこはカオス(混沌とした、無秩序な)の世界です。

 

見える化

カオスな環境の対応策として、見える化をおすすめします。

人は状況を把握できないと不安になります。まずは、冷静に判断をするためにも、現状を見える化します。

 

時間管理のマトリックス

見える化の一つ手法として、仕事を下図ような時間管理マトリックスを使ってみてください。

 

仕事を以下の4象限に分けます。

1: 重要  緊急

2: 重要  緊急でない

3: 重要でない 緊急

4: 重要でない 緊急でない

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「完訳 7つの習慣」 著書スティーブン・R.コヴィー キングベアー出版 「時間管理のマトリックス」を元に作図

 

重要度を優先

最優先に行う仕事は、1番です。

次に優先順位が高いのは、2番でしょうか、3番でしょうか。

ここで大切なことは、緊急度よりも重要度を優先することです。

つまり、3番の領域より2番の領域を優先します。

2番の重要で緊急でないものは、個人の能力開発や準備や計画といったものになります。3番の重要でない 緊急のものの多くは、自分にとって緊急ではなく、他の人の仕事の優先順位からきています。これは2番の準備や計画で調整を予め行うことができます。

 

おすすめ研修コース

次のコースは、時間管理や生産性向上に役立つ内容です。

カオスな環境をマネージする ~限られた時間の中での優先順位と意思決定~  

生産性を高める時間管理 ~「時間価値」を高める~

 

 

トレノケート公式ブログ 編集部

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