プロジェクトマネジメントの教科書であり、グローバルスタンダードでもあるPMBOK🄬Guideには、プロジェクトに関わる人を総称して「ステークホルダー」と呼んでいます。
具体的には、ステークホルダーとは「プロジェクト、プログラム、またはポートフォリオの意思決定、活動、もしくは成果に影響したり、影響されたり、あるいは自ら影響されると感じる個人、グループ、または組織」と定義されています。短く表現すると「プロジェクトに影響を与える、受ける、自ら感じる人や組織」です。
このステークホルダーとの関わりがうまくできるかどうかが、プロジェクトの成否を大きく左右します。
例えば、プロジェクトにおける重要な意思決定を行う人であったり、要求事項の詳細を押さえているエンドユーザーであったり、チームのムードメーカーなどの人達に協力してもらえるかどうかです。
協力してもらえれば、プロジェクトの成功確率は高くなりますし、協力してもらえなければ、失敗確率が高くなります。プロジェクトの成否を左右するステークホルダーとの関わりにおいて大切なことは、ステークホルダーに協力してもらえるように関わることです。
そこで何をするべきかというと、プロジェクトに関わる「ステークホルダーを特定すること」と「協力してもらうための戦略を立てること」の２つです。
先ずは「ステークホルダーを特定すること」です。
特定というと、「どこの誰がステークホルダーなのか？」という問いに答えることになるように考えてしまいがちですが、実はこれだけでは足りません。
大切なことは「どのような人なのか？」という問いに対する答えです。
この「どのような人なのか？」という問いの答えが、次に行う「協力をしてもらうための戦略を立てること」につながります。ここで言う戦略とは、「協力してもらうために、ステークホルダーとどのようなコミュニケーションをとるか」を指します。
例えば、「〇〇会社のA部長」という情報だけ分かっても、このA部長に協力してもらえるようにはなりません。これは「どこの誰なのか？」の答えだけがある状態です。
協力してもらうためには、「どのような人なのか？」の答えが必要です。
このA部長が、プロジェクトに対してどのような影響力をもっているのか、権限があるのか、プロジェクトについてどの程度知っているのか、関連する知識を有しているのか、性格はどのようなタイプなのか、などを分析する必要があります。
A部長は、「プロジェクトに対して大きな影響力と権限はあるが、知識はあまりない、性格は温厚で、細かいことまで把握したい人」という分析結果を得て、はじめて戦略を考えることができます。
「細かいことまで把握したい人」であるならば、進捗報告の際には結果だけではなく、細かい状況も意識的に報告する必要がありますし、「知識はあまりない」のであれば、専門用語を出来るだけ使わずに平易な言葉で話す必要があります。
分析結果に合わせた戦略を立て、実行することで、ステークホルダーに協力してもらえるようになります。
このように、プロジェクトに関わる「ステークホルダーを特定すること」と「協力してもらうための戦略を立てること」の２つにより、プロジェクトの成功確率を高くすることができるのです。
ステークホルダーに振り回されて、プロジェクトがうまくいかないようでしたら、ステークホルダーに協力してもらうためにも、先ずはこの２つを実施してみてはいかがでしょうか。