トレノケートでは新型コロナ対策で、「業務に支障がない人は在宅勤務もどうぞ」との方針となりました。そのため、在宅社員と出社社員と会議はオンラインで行っています。
Web会議はこれまでも東京、名古屋、大阪の拠点同士で使ってはいたものの、さほど浸透はしていませんでした。しかし、ここへきて、ほとんどの会議がオンラインに移行です。もちろん、お客様との会議も感覚的には8割がオンラインになりました。Skype、Teams、Zoomなどを使っています。
Web会議のよいところは、
●大きな会議室が要らない（互いに部屋不要）
●会議室や他のビルなど別の場所への移動が要らない（互いに移動不要）
で、とにかく「効率がよい」の一言に尽きます。
特にZoomの無料版を使うと、3拠点以上の場合「40分」という時間制限があるので、とにかくサクサクと話が進みます。無駄な時間や脱線もなく、一つ一つがスピーディに決まっていくのです。
10年前のTV会議などと違って、映像も音声も鮮明。遅延もなく、相手が目の前にいるかのような感じで打ち合わせを進められるので、「会議って全部オンラインでも十分じゃない？」と実感しているところです。
とはいえ、人は、人と直接関わることで安心するという面もあります。
オンラインでの会議でどうやってその安心を実現するかには工夫がいるようです。
たとえばもし1端末で複数人が参加するような場合、PCの前に座っている人以外は映っていないので、きちんと自己紹介する。
「弊社側は、山田と佐藤と鈴木がおります」などのように、その時だけでもPCカメラに写り込み、「本人がその場にちゃんといて、しっかり参加しているよ」というところを示す。
マイクのみでの参加の場合は、発言前に名乗る。「田中です。先ほどの件ですが」と切り出すなどです。
また、終了の際も言葉で丁寧にお別れの挨拶をする。もし、カメラに一人ひとり映っているのであれば、全員でカメラに向かって笑顔で「ありがとうございました」と言うのもよいでしょう。
Zoomで社内会議をした時のこと。全員一覧にした状態で参加者の顔がずらっと並んだため、こんな提案をしました。
「最後に、皆さん頭の上で〇って作ってみてください。」
ノリがよい同僚たちは、その場で全員が頭上に大きな〇を作ってくれ、なぜかそれが一体感を味わう経験となりました。
そういえば先日、お客様とのWeb会議の最後に「失礼しまーす」と言って、つい「手を振ってしまった」のですが、お客様側も「これで切れちゃうなんて、名残惜しいわ」などと仰って、手を振り返してくださいました。
Face to Faceの場面であれば、顧客に手を振るなどありえない動作だと思いますが、オンラインならではの「関係作り」というか「和み方」のようにも思います。
参加者同士が直接に関わることがないWeb会議だからこそ、「安心」と「和み」に工夫が必要な気がします。まだまだオンライン体験は、始まったばかり。探究が進んだら、また報告しますね。
トレノケートでは、研修をライブ配信で行い、質疑応答など双方向で学習を進めるオンライン形式のコースもご提供しています。