「メンバーから報告が上がってこない」「なかなか計画通りに進まない」……
プロジェクトの現場では、このような課題が溢れています。
シリーズ「PMの心得」では、現場で悩みを抱えるプロジェクト・マネジャーの皆様へ、
プロジェクトを成功に導くコツをご紹介します。
プロジェクトメンバーに進捗を確認したら、「大丈夫です」と返ってきた。
しかし、実は全く大丈夫ではなく、問題が発生していた……。
こんな事態を経験したことはありませんか？
問題があるのに、「問題なし」と報告されたのでは困ってしまいますね。
しかし、「問題を報告しないメンバーが悪い」と考えているだけでは何も解決しません。
なぜ報告が挙がってこないのか、真剣に考えてください。
もしかしたらメンバーには「遅れや問題を報告しても怒られるだけだ」といった心理が働いているかもしれません。それでは報告したくなくなりますよね。「怒られるわけではないけれども、何もしてくれない、何も変わらない」という状態も、報告する気持ちを失わせます。
また、「問題点を報告すると、報告書の作成を求められたりしてかえって仕事が増え、遅れがさらに拡大する。だったら、問題なしということにしておいて、自分でなんとかしよう。」という話もよく聞きます。
そもそも、悪い情報、場合によると、「自分が間違えた、失敗した」という情報ですから、「言いたくない」という自然的感情があって普通です。でも、「報告しよう」という気持ちになってもらう必要があるわけです。
それでは、どうすれば言いたくなるでしょうか。
「言ったほうが得だ」となるようにすることです。
例えば、報告されたときは「言ってくれてありがとう」とまずお礼を言いましょう。そして、一緒に解決策を考えたり、場合においては責任を引き受けたりしましょう。大事なのは、そうすることで「報告すると、悪いことが改善に向かう」とメンバーに思ってもらうことです。
プロジェクトは、問題が起きるのが当然です。問題をどんどん見つけて解決していくのがプロジェクト活動そのものと言っていいくらいです。
問題の報告を奨励しましょう。問題発見が、プロジェクト成功への一歩なのです。
【PDU対象】【現場体験型】進捗会議のツボ ～進捗会議の見える化、そして見えないものを見抜く力～
進捗会議でメンバーから事実を聞き出すロールプレイを実施していただきます。その上で、報告のルールをどうすると良いのか、どのような質問をすると事実を知ることができるのか、といった点のスキルを身に付けます。発見した問題にどのように対処すべきかについても議論します。