大切な打合せ。あと1時間あったら何をしますか？
ギリギリまで「資料を直す」
もうすぐ大切な打合せ。この打合せで今後のプロジェクトの進め方が決まる。
お客様に合意いただけるのか、それとも反対や追加の要望を受けるのか、プロジェクトの成否にも関わる大切な打合せ。資料は十分に確認できているはずだ。内容も繰り返し確認してきた。あと1時間で会社を出なければならない。残された時間はあと1時間。
このような場合、皆さんは残りの1時間を何のために活用しますか？
私が働いていたITの現場では、先のような大切な打合せが定期的にありました。
重要プロジェクトでは少なくとも週に1回。そんな現場で打合せのための準備として、よく見かける光景があります。それは、ギリギリまで「資料を直す」という光景です。
例えば、
- 図のレイアウトを微調整
- 文字の色や大きさなどを変える
- 文章を要約する、もしくは、詳細にする
などです。
不思議なことに「資料」にばかり目を向けている方がほとんどでした。特に資料の細かい点に目を向ける傾向にあるようです。
そこには、恐らくこのような思考があるのだと私は思います。それは「資料がしっかりとできていれば、お客様は理解してくれるはず」というものです。
その結果、最後の最後まで資料を直し続けるという行動につながっていると推測できます。
打ち合わせの成否は？
しかし、打合せの成否は資料だけで決まるわけではありません。
では、他に何が大切かというと、それは「話し方・伝え方・受け答え方」です。どれほど完璧な資料を作ったとしても、相手に伝わらなければ何の意味もありません。
資料の中身を「どのように説明するのか」「質問について、どのように回答するのか」。これによって相手の理解度が変わります。しっかりと理解してもらえて、初めて適切な判断をしてもらえるようになります。
リハーサル
そこでお勧めは、リハーサルをすることです。
打合せに行くメンバー同士で、資料をもとに実際にリハーサルをやってみることで、多くのことに気づくことができます。
例えば、スムーズに説明できない点、伝わると思っていたが伝わりにくい点、質問への受け答えなどです。
せっかくたくさんの時間をかけてつくった資料なのに、相手にしっかりと伝わらなかったらもったいないと思います。
もし、大切な打合せ前にあと1時間ある場合、今後はリハーサルをしてみてはいかがでしょうか。
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